Etusivu » Etujoukkue » Henkilöstökertomus » Jatkuva parantaminen ja TAT-työskentely

Jatkuva parantaminen ja TAT-työskentely

Ekhvan Etujoukkue on edelläkävijä ja suunnannäyttäjä! Edelläkävijyytemme ei perustu onnenkantamoisiin tai sattumaan, vaan haluamme olla oman onnemme seppiä: varmistamme määrätietoisesti, että kehittämistyö tapahtuu työyhteisöjen arjessa. Organisaatiokulttuurimme mukaisesti kaikki ekhvalaiset ovat oman työnsä parhaita asiantuntijoita – ja siksi vastuussa myös oman työnsä kehittämisestä jokapäiväisessä työssään.

Käytössämme on kehittämisen menetelmiä, joiden käyttöönotossa Etujoukkueen kehittämisen ammattilaiset jeesaavat ja antavat vetoapua. Arkisessa kehittämistyössään työyhteisöt hyödyntävät mm. jatkuvan parantamisen mallia ja TAT- eli Tavoitteet ja avaintulokset -menetelmää sekä projektienhallintamallia.

Matka on vielä alussa ja opimme koko ajan lisää

Ekhvalla on kuitenkin myös jatkuvan parantamisen ja kehittämisen pioneereja. Etujoukkueen eturivissä on muun maussa kuntoutuskeskus. Annea jututti henkilöstöjohtaja Nina Holopainen.

Palvelupäällikkö Anne Turppo, mistä saitte jo Ekhvan edeltäjän, Eksoten, aikana potkun tai kimmokkeen jatkuvaan parantamiseen eli esim. Leanin hyödyntämiseen?

Eksoten organisaation muutostilanne vuonna 2013 – 2014 antoi hyvän mahdollisuuden aitoon toimintamallien ja johtamistyön uudistamiseen. Selkeä visio, arvot ja omalle tulos- ja toimintayksikkötasolle viety tavoiteajattelu tuki Lean-ajattelutavan hyödyntämistä. Kuntoutuksen ylin johto seisoi muutoksen takana ja tukena.

Jälkeen päin ajateltuna ehkä suurimpana kimmokkeena muutokselle toimi meidän iso ”kuuta kurkottava” visio: Suomen paras kuntoutuskeskus! Tämän eteen täytyi joka tasolla ymmärtää muutoksen tarkoitus (enemmän arjen toimintakykyä) ja suunta mihin pyritään ja millä askelmerkeillä.

Koko henkilöstön innostaminen ja mukaan saaminen oli tärkeää. Uusi toimintamalli aloitettiin yksiköistä, joissa oli erityisesti tarvetta toimintatapojen muutokselle, halua ja johdon tuki. Aluksi oli tärkeää oppia tunnistamaan oman yksikkönsä prosessi ja päivittäisiä/viikoittaisia ongelmia ja hukkia.

Kova työ ja onnistumiset palkitsivat ja ruokkivat eteenpäin. Ekhvan strategia 2023 alkaen antoi toimintamallille laajan tuen ja vahvistuksen sille, että olemme olleet oikealla tiellä.

Miten kehittämistyö tällä hetkellä näkyy työpaikan/työpaikkojen arjessa päivittäin?

Jatkuva parantaminen näkyy jatkuvan parantamisen (JP) tauluilla viikkotasolla kaikilla kuntoutuskeskuksen osastoilla ja myös polikilinkoilla sekä nyt myös terveyssosiaalityön tiimissä.

Päivittäisessä johtamisessa tuodaan esille se, että kaikki ideat ovat tervetulleita ja on oikein tervetullutta nostaa kaiken tasoiset ongelmat yhteiseen keskusteluun.

Käytössä on myös sähköisiä JP-taulua (Excel), jossa viikkopalaverin ideat ja ongelmat nostetaan esille, sovitaan vastuuhenkilö ja aikataulu. Sesonkitason suunnittelu toteutetaan TAT-ajattelumallilla myös toimintayksiköissä eikä vain vastuu- ja tulosalueella.

TAT-suunnitteluun ja säännölliseen arviointiin osallistuvat kunkin yksikön tiimivastaavat, toimintayksikön esihenkilöt ja palvelupäälliköt. Nämä sesonkisuunnittelun TAT:it näkyvät myös osastolla JP-taululla.

Mikä on esihenkilön rooli?

Esihenkilön rooli on olla tukena, nähdä, kuulla ja havainnoida sekä oppia yhdessä henkilöstön kanssa eli olla läsnä päivittäisessä johtamisessa. Vanhan organisaatiokulttuurin muutos on haastavaa, hienovaraista, vaatii pitkäjänteisyyttä ja sitkeyttä.

Esihenkilön tehtävä on johtaa strategista suunnittelua lyhyellä ja pitkällä aikavälillä (TAT) ja johtaa Lean-filosofian, jatkuvan parantamisen ja valmentavan johtamisen menetelmin. Viikoittaiset valmennuskeskustelut palvelupäällikkö- esihenkilö- tiimivastaava -tasolla lisää puolin ja toisin ymmärrystä ja asioiden eteenpäin viemistä.

Johtotiimi (em. roolit) aloittaa joka viikon 30 minuutin palaverilla, jossa käydään edellisen viikon tulokset, valmiiden ideoiden määrä sekä opit jaettavaksi. Säännöllinen seuranta, aito kiinnostus, vastuun jakaminen ja kannustaminen on tärkeää.

Millaisia vinkkejä annatte vasta-alkajille eli esihenkilöille ja työyhteisöille, joissa ollaan vasta lähdössä liikkeelle?

Vasta-alkajien on hyvä olla rohkeasti uteliaita, kysyä neuvoa ja käydä paikan päällä katsomassa. Myös alan kirjallisuuteen voi tutustua ja näin saada uutta näkökulmaa asioihin. Asioille ei ole vain yhtä ja oikeaa tapaa. Pääasia on lähteä liikkeelle, kokeilla ja muokata sekä ennen kaikkea tehdä yhdessä.

Johdon eri tasojen (tiimivastaavan, esihenkilön, palvelupäällikön, vastuualuejohtajan) on hyvä osoittaa kiinnostustaan kysymällä ja kuuntelemalla sekä tarpeen mukaan ohjaamalla.

Mitä aiheita teillä on jatkuvan parantamisen taululla juuri nyt?

Tällä hetkellä kymmenessä yksikössä henkilöstöllä on työn alla 83 ideaa! Aiheita on nostettu Mitä kuuluu -kyselystä liittyen työhyvinvointiin ja yhteistyöhön (strategia: onnellisimmat työntekijät), potilasturvallisuuteen, toimintakyvyn edistämiseen ja palliatiiviseen hoitoon liittyen (strategia: hyvinvoiva väestö) sekä kotiutusprosessiin (strategia: saavutettavat palvelut).

Erityisen ilonaihe on se, että tällä viikolla terveyssosiaalityöntekijöiden asiantuntijaporukka teki oman JP-taulunsa. Terveyssosiaalityöntekijät arvioivat yhdessä vakioitua ohjetta ja käytiin keskustelua toimintatavoista. Sosiaalityöntekijä-opiskelija tekee samalla uuden käytännön käyttöönotosta seurantatutkimusta.