Resurssien hallinta ja koordinointi
Vuoden 2025 aikana jatkettiin vuoden 2024 aikana käyttöön otetun Titania Optimointi- työvuorosuunnittelun työkalun käyttöönottoa. Käyttöönottovaihe saatiin päätökseen joulukuussa 2025, mutta tuki ja tarvittava koulutus jatkuu yleisenä työvuorosuunnittelun tukena ja koulutuksena. Työvuorosuunnittelun kehittämisen osana, käynnistimme myös yhteisöllinen työvuorosuunnittelun kokeilun kuudessa eri yksikössä, kokeilu jatkuu maaliskuulle 2026.
Työajanhallinnan kokonaisuutta selvitettiin erillisellä projektilla, jonka tavoitteena oli tuottaa tietoa hyvinvointialueen työvuorosuunnittelun ja työajanhallinnan ohjelmistojen käyttäjäkokemuksista kuin kokonaiskustannuksistakin sekä tulevaisuuden kehittämistarpeista. Selvitysprojektin tuloksia hyödynnetään vuoden 2026 työvuorosuunnittelun kehittämistyössä.
Tavoitteena työvuorosuunnittelun kehittämisessä on parantaa tiedolla johtamista, tukea työntekijöiden työhyvinvointia ja jaksamista sekä lisätä työntekijöiden yhdenvertaisuuden kokemusta työvuorosuunnittelussa. Tiedolla johtamista kehittämällä voimme kohdentaa henkilöstöä niin osaamisen kuin työntekijä tarpeiden mukaisesti oikein. Sisäisten resurssien kohdentamisen optimoimiseksi on toteutettu vuonna 2024 sisäinen projekti varahenkilöstön toiminnan yhteensovittamiseksi ja tehostamiseksi. Projektin suositusten mukaisesti toteutettiin syyskuussa varahenkilöstön keskittämisen osalta akuutin varahenkilöstön yhdistäminen osaksi keskitettyä varahenkilöstöä. Projektin tuotoksia hyödynnettiin myös rekrytointi- ja sijaishallintajärjestelmän kilpailutuksessa. Sijaishallinnan osalta kehittämismahdollisuudet otettiin huomioon kilpailutuksen valmistelussa, jolloin voitiin mahdollistaa niin esihenkilöiden kuin keikkalaistenkin osalta toimiva ja käyttäjäystävällinen järjestelmä. Loppuvuodesta valmistauduimme sijaishallintajärjestelmä Sotenderin lisäksi myös rekrytointijärjestelmä TalentAdoren käyttöönottoon.
Rekrytointijärjestelmä kilpailutettiin keväällä 2025 painottaen hinnan lisäksi laatua ja hakijakokemusta. Ekhvan rekrytointijärjestelmäksi valikoitui TalentAdore, helppokäyttöinen ja hakijaystävällinen ohjelmisto. TalentAdoren tavoitteena on tehdä rekrytoinnista sujuvampaa sekä hakijalle että rekrytoijalle, sekä kustannustehokkaampaa organisaatiolle.
Henkilöstön liikkuvuuden malli
Etelä-Karjalan hyvinvointialueella kannustetaan löytämään monipuolisia ratkaisuja henkilöstön liikkuvuuteen oman organisaation sisällä. Mahdollisuuden liikkua yksiköstä tai työtehtävästä toiseen nähdään auttavan hyödyntämään osaamista paremmin ja samalla suuntaamaan työpanosta sinne, missä tarve on. Keskiössä on myös henkilöstön mahdollisuus kehittää omaa osaamistaan. Liikkuvuus nähdään keskeisenä osana joustavampaa henkilöstön johtamista.
Kotihoito oli osaltaan kehittämässä liikkuvuuden mallia vuonna 2025.
Kotihoidossa alueelliset asiakasmäärät ja palvelutunnit vaihtelevat kuukausittain, mikä on tuonut oman haasteensa henkilöstömäärien suunnitteluun. Asiakkaiden toimintakyvyn muutokset voivat olla nopeita, jolloin heidän palvelutarpeensa joko kasvaa tai vähenee. Liikkuvuuden mallia hyödyntäen on henkilöstöä voitu kohdentaa paremmin tarpeen vaatimille alueille. Samalla myös ulkopuolisten sijaisten käyttämistä voidaan vähentää. Henkilöstön liikkuvuudella on voitu vähentää alueellisia työn kuormituseroja ja henkilöstö saa kokemusta toisilta kotihoidon alueilta.
Kuinka liikkuvuuden mallia hyödynnetään Ekhvalla varahenkilöstön esihenkilö Mari Ikonen?
Varahenkilöstön tehtävänkuvaan kuuluu liikkuminen eri yksiköissä, joten työntekijät siirtyvät joustavasti eri yksiköissä oman osaamisensa perusteella.
Kuinka henkilöstön liikkuvuutta kehitettiin vastuualueellanne vuonna 2025?
Kotihoitoon otettiin 4/2025 käyttöön liikkumisen malli ja tätä kehitettiin yhdessä varahenkilöstön ja kotihoidon esihenkilöiden kanssa.
Liikkumiseen luotiin yhtenäinen toimintamalli ja sitä on hyödynnetty tilanteissa, jos yksikössä on ollut tilanne, että työntekijää on voitu liikuttaa toiseen kotihoidon yksikköön.
Kuinka kehitystyö jatkuu?
Liikkumisen toimintamallia kehitetään selkeimmiksi ja sujuvammaksi sitä mukaan, kun havaitaan tarvetta muuttaa käytänteitä, jotka tarvitsevat parannusta tai uutta toimintatapaa.
Millaista palautetta olette saaneet?
Palaute on ollut vaihtelevaa. Positiivista palautetta on tullut, mutta toki välillä huonompaakin palautetta on saatu. Liikkumisen mallin avulla kuitenkin saadaan kohdistettua henkilöstöresurssia sinne yksikköön missä on tarvetta, että asiakaskäynnit saadaan hoidettua ja työtekijöiden työmäärää tasattua.
Tärkeää on muistaa, miten yksikköön vuoroon tuleva siirtyjä otetaan vastaan. Perehdytetään, neuvotaan ja autetaan, että jokaiselle siirtyvälle työntekijälle jäisi positiivinen tunne.
