Ekhvan edeltäjä Eksote liittyi sosiaalihuollon asiakastietovarantoon jo vuonna 2018.

Sosiaalipalvelut on linjattuna Kanta-käsikirjaan, josta voit käydä asian tarkastamassa:

Linkki Kanta-palvelujen käsikirjaan

Ekhva pitää infon 10.2.2026 jolloin ohjeistetaan yksityisiä palveluntuottajia. Infon tallenne ja materiaalit on tallennettu tälle sivulle.

Käyttöönottokokeet on tehty hyväksytysti seuraavilla asiakastietojärjestelmillä: DomaCare, myneva.Hilkka, Nappula, Nursebuddy, Sofia.

Walmu testataan sovitusti elokuussa.

Ekhva tiedottaa rekisterinkäyttöoikeuden antamisen aikataulusta erikseen siinä vaiheessa, kun suunnitelma käyttöönoton prosessista kokonaisuudessaan valmistuu. Asia on sidoksissa myös käyttöönottokokeiden aikatauluihin ja palveluntuottajien järjestelmätoimittajien aikatauluihin.

Jos mahdollista, niin täyttäkää myös niiden kilpailutuksessa valituksi tulleiden ja palvelua tuottavien yksiköiden osalta, joissa ei tällä hetkellä ole hankintoja. Käytämme tietoja myös taustojen tekoa varten ja tällöin ne ovat valmiina toteuttamista varten, kun asiakas tulee palveluun.

Palveluyksikön OID-koodi (Object Identifier) on kansainvälisesti standardoitu yksilöintitunnus, jota käytetään sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmissä. Koodi yksilöi jokaisen palveluyksikön. Kanta-palvelujen käsikirjassa https://yhteistyotilat.fi/wiki08/pages/viewpage.action?pageId=125252174 kuvataan, että palveluyksikköä ” Rekisterin sisältämiä palveluyksikkötietoja käytetään asiakasasiakirjojen hallinnan lisäksi asiayhteyden todentamisessa. Palvelunantaja nimeää jokaiselle asiakastietoja käsittelevälle työntekijälleen ne sosiaalihuollon palveluyksiköt, joihin hänen työtehtävänsä kohdistuvat. Kun asian käsittely alkaa kyseisessä palveluyksikössä, asiakkaalle muodostetaan palveluyksikön asiakkuus. Asiayhteyden todentamisessa tietojärjestelmä vertaa työntekijän palveluyksikköä asiakkaalle perustettuun palveluyksikön asiakkuuteen. Jos ne on liitetty samaan palveluyksikön tunnisteeseen, asiayhteys on olemassa. Palveluyksikön tunnistetta käytetään siis sekä asiakasasiakirjan kontekstin, palveluyksikön asiakkuuden että työntekijän työyksikön määrittelyssä. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen hallinnan ja tietosuojan toteuttamisen kannalta on siksi tärkeää, että rekisteriin ilmoitetut palveluyksiköt ovat todellisia toiminnallisia organisaatioyksiköitä. THL on antanut ohjeen 5/2018 niistä periaatteista, joiden mukaisesti sosiaalihuollon palveluyksiköt ilmoitetaan SOTE-organisaatiorekisteriin.” OID-tunnistetta tarvitaan rekisterinkäyttöoikeutta varten.

Yksityiset palveluntuottajat saavat OID-koodin ja palveluyksikön rekisteröitymällä Valviran Soteri-rekisteriin. Kanta-palveluissa ja sote-organisaatiorekisterissä palveluyksikkö vastaa SOTE-rekisterin palvelupistettä. Palveluntuottaja voi tarkastaa palvelupisteensä OID-tunnisteen kirjautumalla Soteri-rekisterin sähköiseen asiointiin. Soteriin rekisteröidyt palvelupisteet tuodaan ajastetulla tiedonsiirrolla kerran vuorokaudessa SOTE-organisaatiorekisteriin. Lisätietoja Soteriin rekisteröinnistä Valviralta (1.1.2026 alkaen Lupa- ja valvontavirasto).

Voit tarkistaa asian Valviran Astori-rekisteristä:

Astori-rekisteri | Valvira

Hilmo (Hoitoilmoitusjärjestelmä) – THL

Siihen asti, kunnes tiedot on tallennettu Kanta-palveluihin, toimitaan tietojen toimittamisen kanssa kuten tähänkin asti. Kanta-palveluihin tallentamattomat asiakastiedot toimitetaan Ekhvalle.

Palveluntuottajan tulee toimittaa palvelussa syntyneet asiakastiedot hyvinvointialueelle viimeistään palvelun päätyttyä sovitulla tavalla. Palautuksesta on voitu sopia palvelukohtaisesti sopimuksessa tai sääntökirjassa. Ellei muuta ole sovittu, tiedot toimitetaan hyvinvointialueen keskusarkistoon. Palautusajankohdasta on aina sovittava Ekhvan arkiston kanssa.

Jos on sovittu, että tiedot toimitetaan Ekhvalle vasta palvelun päätyttyä, niin tiedot voi toimittaa silloin, kun alkaa tallentamaan tietoja Kantaan. Ei siis tarvitse odottaa palvelujen päättymiseen asti.

Ekhva tulee keväällä 2026 tarkemmin ohjeistamaan rekisterinkäyttöoikeuden konkreettisista toimenpiteistä sekä aikataulusta.

Tukipalvelujen osalta ei edellytetä asiakas- tai potilastietojärjestelmää. Aiemmassa Ekhvan koosteessa oli virheellistä tietoa asiasta. Infomateriaalissa asia oli oikein.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ovat kansallisia asiakirjoja. THL määrää asiakasasiakirjoista ja niihin merkittävistä asioista.

Kaikki sosiaalihuollon asiakasasiakirjat löydät: https://sosmeta.thl.fi/ – sivustolta voit myös antaa THL:lle palautetta asiakasasiakirjoista.

Ekhva ei voi muuttaa asiakasasiakirjojen rakenteita.

Lastensuojelun laitoksilta edellytetään potilastietojärjestelmän käyttöä. Ekhvassa on arvioitu, että laitospalvelun asiakkailla on sellaista lääkehoitoa, mikä tulkitaan terveydenhuollon antamiseksi (ei ole vain itse- ja omahoitoon verrattavaa lääkehoitoa).

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023, asiakastietolaki) 18 §:n mukaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjat tallennetaan sosiaalihuollon asiakasrekisteriin. Kun sosiaalihuollon yksikössä kirjataan terveydenhuollon toimenpiteitä koskevia tietoja/potilastietoja, kirjataan ne asiakastietolain 46 §:n mukaan potilasrekisteriin. Silloin kun sosiaalihuollon yksikössä syntyy asiakastietoja ja potilastietoja, on palveluntuottajalla oltava erilliset asiakas- ja potilasrekisterit. Valvontalain (741/2023) 8 §:n mukaan palveluntuottajan tietojärjestelmien on oltava toiminnalle riittävät ja asianmukaiset. Asiakastietolain mukaan sosiaalihuollon palvelujen järjestämisen ja toteuttamisen yhteydessä kirjattavat potilastiedot tulee tallentaa potilasrekisteriin viimeistään 1.3.2027.

Kanta.fi verkkosivuilla on ohjeita potilastietojen tallentamiseen sosiaalipalvelujen yhteydessä. Tutustu myös THL:n ohjeeseen potilastietojen kirjaamisesta sosiaalipalvelujen yhteydessä, jossa kuvataan kirjaamista eri toimintaympäristöissä.

Lastensuojelun laitospalvelussa ei kirjata Hilmo-tietoja. Lastensuojelun laitospalvelussa edellytetään sekä asiakas- että potilastietojärjestelmän käyttöä. Hyödynnettävä näiden tietojen erottelussa Ekhvan sosiaali- ja terveyspalvelujen erottelutaulukkoa. Palvelussa kirjataan asiakkaalle hoito- ja kasvatussuunnitelma. Päivittäiskirjaaminen vähintään kerran vuorokaudessa. Kirjataan merkinnät sosiaalipalvelun alkamisesta ja päättymisestä.

Palveluntuottajan tulee erottaa tiedot eri rekistereihin.

• Ekhva järjestää palvelua ja ostaa palveluntuottajalta tätä –>  Asiakastiedot tallennetaan Ekhvan rekisteriin Kanta-palveluihin  rekisterinkäyttöoikeudella ja hävitetään palvelun päättymisen jälkeen palveluntuottajan tiedoista. Ekhva rekisterinpitäjä
• Asiakas itse ostaa palvelun palveluntuottajalta –> Asiakas tiedot tallennetaan palveluntuottajan omaan rekisteriin Kanta-palveluihin. Palveluntuottaja rekisterinpitäjä
• Jokin muu hyvinvointialue kuin Ekhva ostaa palveluja –> Asiakastiedot tallennetaan palvelun järjestäjänä toimivan hyvinvointialueen lukuun. Palvelua järjestävä hyvinvointialue on rekisterinpitäjä.

Vaikka sama asiakas saisi palvelua Ekhvan järjestämänä että itse maksavana, tulee nämä tiedot erotella.

Huomioitava, että asiakastietojen tallentaminen eri hyvinvointialueiden rekistereihin voi alkaa eri ajankohtina. Yksityinen palveluntuottaja voi aloittaa asiakastietojen tallentamisen sosiaalihuollon asiakastietovarantoon oman aikataulunsa mukaisesti niiden asiakkaiden osalta, jossa itse toimii rekisterinpitäjänä (itsemaksavat asiakkaat).